Welcome and welcome to this new video tutorial, my name is Miguel Vela and you are on the El Tío Tech channel, this time we are going to take an excel course, but EYE oriented to dynamic tables, everything related to dynamic tables, configurations and everything what you can do when applying pivot tables in your excel spreadsheet, we are going to do it step by step from the most basic to the most advanced so that all of you can master it and have no doubts when using pivot tables in excel , so LET'S GET STARTED! :D I want you to see how this video is structured, we are going to start first by asking ourselves what a pivot table is, how it benefits me and when or why I have to use a pivot table, we are going to briefly describe the first point and as a second point we have the difference you have to necessarily know the difference between a table and a pivot table as a third point we are going to learn to structure, we are going to learn to organize a pivot table this is not where we are going to apply and use the pivot tables to an example in excel that I have here, we are going to learn to order the filters, the rows, the columns and the values, perhaps this is the most important point for you to understand how a pivot table works and how it is structured as a fourth point we have the field configuration ok to configure either the date field or whether they want a sum, for example they want this an account p romedio maximum minimum and all that we are going to see here ok you can also use dynamic graphics and segmentation but this time this one could say that they are more powerful not because we are applying it to dynamic tables, there is also a way with macros to update in a way automatic a pivot table today I'm going to teach you how to do that and something very interesting and also important which is point number 7 custom calculations in pivot tables and as a last point we're going to learn how to be multiple multiple sorry multiple reports with pivot tables ok let's start with this I have my excel here I want you to observe this is the little table the table that we are going to use for the example of pivot tables, I think that you observe it is a configure but sorry it is a very simple structure that table I have for gael the date field the date column the vendors the stores and the products and how much each product is worth when how much has v I understand, although there is a very simple structure, the name of the seller where he has sold the product here looks like the stores and how much he has sold and the date of sale as simple as that, well, let's go with the first point, which would be that they are the dynamic tables pivot tables basically allow you to easily summarize and analyze large but large amounts of information, just by dragging and dropping the different column and row values we are going to look at this later what i could say about pivot tables is that it helps you tremendously to create reports and watch out you no longer have to be applying formulas to be adding and applying this functions none of that, the pivot tables already do all that work for you they summarize all that work of applying the formulas formulas to have a summary or a report what you want to show many people could say that they avoid the use of pivot tables because at first glance it seems to be complicated, I think or reality that is the problem well this problem is that it is very rarely explained adequately, from a starting point that all people should know that is why today we are going to start with these pivot tables from scratch and step by step step so that you can understand it well let's go with the second point that would be the difference between table and pivot table well now we are going to use our little excel square that we are observing here how we create a pivot table no this is very easy I am going to select all this we select the entire range of data from our table that we want to generate the report that is in this case the one we have on the screen and we are going to go here in the start tab I am going to get a little closer, I want that look here it says insert home tab insert to the side and here we have the only three options to create a pivot table in the center are the recommended pivot tables simply here I recommend you Using a structure , he tells you you can organize your table in such a way that you can also modify it , obviously simply a recommendation that excel gives you when creating the dynamics and here we have this third point that would be the tables , the tables they also allow you to manage and analyze this data from your table, I want you to observe if we click here on table this small tablet appears because we are creating a table so that you can see the difference between a dynamic table and a table here it says create table where the data of the table is there the table has headers, almost always this check mark has to be activated the table has headers so that it detects the first row date seller store product import as header that and does not take it as values we simply give it without accepting and I want you to observe that it comes out here as if it were a filter, no, and you can really do this filter as if you were applying a filter s rounding the word but the most interesting thing here is that it gives you a name I want you to see this table name it helps you enormously when applying functions when using macros in excel, we will see that later we go to put a name for example, we are going to put products and enter that it already has a name I click here I go to design and there is the name of the table, this when you create a table in a box in your sheet excel calculation all your information is updated dynamically, why do we say dynamically because the formulas that you create in your tables you will no longer have to be entering or expanding the range, but that you be automatically I have two tables here I want you to see they are structured exactly the same one is yellow yellow and green well the structure of the table is totally the same there is not one there is not two there is not three and the average that we are going to create for this one as if it were a ta blah, we are going to leave this one as normal just so you can notice the difference we select all this we are going to select all that we already know we are going to insert it to the insert tab here it is and we give it a table it does not jump out this little window we give it here the table it has headers and simply accept if you like we change its name it says table 4 we are going to put notes for example that you are not between ok let 's see what the difference is then put a black color well let's suppose that this student is more goal from miguel candle here we go notes are 18 19 and 20 this student is good we are going to put now if the formula here we are not going to put a parenthesis we put the same parenthesis and we are going to add note 1 note 2 + + note 3 ok we close all this there there is the formula and we are going to divide it by 3 so that the average does not come out and simply people to this average 19 I want you to observe that here automatically in a dynamic way and I already have the formula look where it is there we can observe that l to formula if we click here we can see the formula and we want a video here we can see the formula you can see that it is updated automatically for everyone and it is not necessary to be writing the formula for example it is not 16 15 and 10 for example not there we have the averages if, for example, I want to add another piece of data, for example by massey, note that I already have the formula here, it is also added automatically, it is not one of the advantages that the tables offer you, not the tables that we have here, instead, if you do not you do that obviously it also wo n't work we are not going to apply the same formula note 1 + note 2 + + note 3 we don't close this and we put between 3 there it is I put 10 11 12 look here below they don't update me or bases I put 11 12 13 14 16 Note that here I am not sure that I could drag the formula also quickly, no more or less calculating how far the averages would be, but with the table with this name, I go with the name of notes that we have here we refer and now to the name of the table and not to the range this does not help enormously when I have just told you when you use macros when you use for example this some formulas could not be said for example because most of the functions for example the function search v is an example you do not need to know this function search v always asks you for the value you are looking for but it asks you for an array note that here they ask us for almost most formulas it asks for an array if we select all this I want observe good and it does not disappear but we could put for example a semicolon and the name of the matrix is not there they realize products we make was good the previous table was called notes not semicolon notes we already have it there and it selects everything they give us It counts automatically and we no longer need to be by the range when we put a range as it is in this case from here it does not go as it is in this case the range is not always It will always be established 1 if we add more data we will have to be updating the formula every moment that is not why we use the tables apart from that we can be filters not how it is we create your table for example we click on it here in seller for example and I just want to know the vendor carlos not what best-selling product he accepted and there are the filters not in a dynamic way also exactly a table is used but the dynamic tables and the dynamic tables that we are going to create now work in different way ok why do I tell you that they work in a different way because we can structure them to a point of wanting to show for example in this case I want to know I am going to hide not in this case only the products sold on the date such and how much I have earned the dynamic tables will be the report of the subtotals whether they are products of the total sales whether they are by months and all that gay but in a very fast way and everything and you absolutely t e does the automatic calculation well that is why now we are going to see point number 3 that would come to do this how a pivot table is structured how to structure the how to organize a pivot table by filters finally the columns and values so let's finally start With the first example of pivot tables, well, I think we already know our excel table, so we are going to work with our first pivot table, we are going to select all the data, ok, from the header, we are going to go to the last data of our table in excel . Well, once we have selected all our data, all the records where we want to create our reports with pivot tables, we are going to go to the insert tab. I will show you this, we will go to the insert tab and we have two options, or if we give it, for example, in pivot tables, I will do a click I want you to observe that here this box jumps to the left notice that only three recommendations appear we do not have this one and these are ok they are recommendations that excel offers you we could give you to accept and work with these tables and then modify them ok but for you to understand better we are going to do it from being good we are going to create here simply a click on the dynamic table let's be a click on the dynamic table and here this small window appears that we are observing no here we have that good some options we cannot use an external data source some table that is outside this file or also create it in a new sheet or give it a location exactly not a cell I am going to leave it as it is here and we are going to leave it as new if we give it in an existing spreadsheet we would have to select, for example, not here and the dynamic table appears in this part but we want an entire sheet new ok so we select here new spreadsheet in excel no and we click accept I want you to observe that here we have just presented this what we are observing no nothing is observed we do not see any data only this small window that is to generate a report choose the fields and the fields of the pivot tables are on the right side I think you can see that here we have these data and here they are you could say the most important part not here is where we are going to show this is the data we how to click we are going to click on date we are going to click on seller or a click on store a click on product and a click on amount I think observe that you can display that there it is and this would be our dynamic table but we can observe this at a glance only in one column it does not happen because if you realize all the data is in a row here I am not going to get year quarter ok I'm going to take it out for a while so that you understand the date I can put it in a column I can put this product through the filter or in values I can put it amount not here the thing is when you start to use dynamic tables you don't know how to order your information you don't know how to represent what you want this generate the report using this data not really this is very simple how we can structure our database or our forgiveness binds us the dynamics I'm going to eliminate all this that eliminated all this is already eliminated it is already from scratch and here I have the structure I want you to observe it this is practically the entire pivot table everything you see column come here column you could say that this is the horizontal part we have three columns it is this part ok I want you to observe here is the table to see here it is the four everything that is column is practically this value ok for example we are not going to go on to build I want here I can show from this database it could not be the The seller could be the store, it could be the product, that depends on you, for example, I am going to select a product and I am going to take it to columns, what I want you to observe is that now it does appear in the header ok there are all the products but at the top there is this is the column no as we are seeing here it also says column yes, for example so that they understand the product it takes it to the row and that's it this product is going to appear in a single column I grabbed it and dragged it and it appears to me already in this vertical form not in this entire column in different rows not from nantes it appeared in a single row and that way we can organize we are not going to base ourselves here again here on columns that we could put for example no this is a matter of thinking a bit for example here in columns they could go they could go the sellers could not and in the sellers we are going to put it for example the sellers the column field ok we are going to pull to the sellers and we are going to put it in columns now I do want you to observe that I have all my products here and above I have all my workers that now what interests us most here is not the point or of values values eyes values see in this field here I want you to observe here are values and 6 in values it only goes to numbers ok it only goes to numbers whether it is this sales whether it is I don't know maximum minimums everything you think in this case the only data that we have numbers here is not going to be a date obviously it is not going to be the amount field ok this is the only data that can go here in the values structure so we are going to drag the amount values and I think you will notice that here already they are shown no but they are shown numbers I want them to observe they are not shown numbers this means the number of sales for example of carlos we have here the name of the sale of carlos that he has made for example on a printer on a laptop on the laptop if 7 and so on, if we want to change this value, which is called account, and put, for example, the amount that is here, that is called this field configuration, we cannot do it very easily here in values ago We click on the field configuration and here it appears not to summarize values by sum we give it and we simply accept I want you to observe that now the amount of each product appears, not this one and in the end we have the totals here for example carlos has sold six thousand three hundred jose when he sends it is sold for four thousand 350 and so on and so on after that obviously we also have more fields not the filter field here I want me to observe it the filter field is used for example to make searches not for example I would like show products I don't know for example from such a vendor products of such a date products I don't know for example what else we could show or show for healthy products and here they are the dates we are going to put a field in the filter field we click when you click in the dynamic table that automatically appears here the lateral all the data ok we are going to put for example the store here in filters we put the store and there it is we make a click here and we give it to store and we accept and notice that this has already summarized us we click again here we give it store see we accept and so on this will show us according to the fields that we organize stores accept and so on store of we already have not for that the filters can also be changes for example to the store I can put this in products for example we are going to change the vendor and we are going to put it here we are going to see what happens and the store on the right ok I think you will notice that now if I the sales come out but and already in stores there it is for example in the store where 100 soles of printer were sold is an example not to this obviously this number if it is not in coins we can also change it we select all this we are going to generate and we leave Coins as simple as that don't appear here because they're missing they continue a bit well for example seller Carlos Vázquez I want to know how many sales Carlos Vázquez has made good we can't accept him and there we have all the as sales has sold in the store to understand me understand and in the store ok for example jose al manar is we accept and so on no juan carlos we accept and we have all these filters that we are observing we cannot also make other configurations obviously you cannot to the date field this structure here everyone works with that they don't already know column field we are going to relate it here until everything appears in a row not everything we are observing here all this is the column field and this one we are going to paint the color to differentiate it and the row field and its green color not the row field here is that row field the green color we are going to paint it green after that we have the values that is the gray part we are going to leave all this there and the filter that is the filter that it would come to be this no and here is the filter we can identify it by name we are going to put the blue or gay color filter there it is and we leave it after that we can also obviously this one use the date field the date field is also a very important field here is the date field for example no where we want to put the date field it could be here in all the rows and see what products have been sold in so many months or in so many years no for example let 's go to pull the date field and we are going to put it above the product ok there it is I want you to observe that here I get a distribution of years, quarters and date and if this is all that is quarters and years it could be month it also comes out automatically ok so you can organize it this way look I click on this quarter 1 quarter 2 and so on we can remove that ok if you don't understand the organization we take out sections and then we go to the left years we drag and drop it to the left and after that here we already have the organization but by month not for example in the month of March they were sold for example in the store see such a product not in the store to the laptop and 3 and so on as such or we are observing not here is the summary of the month of May you can observe it in the month of April all of them automatically but the organization could be said that it is not very good we cannot remove the store for example and we can suddenly put the product in a column look and now if we have here the sales for the month of March month of April month of May June July August and September no what product did they sell for example in March there we have the printers are here the laptops the car and five and seven a mouse screen and all that here we have the subtotals or the totals for products no for example printer is after that we also have the totals for months that we can see the totals for the month of April there is the end and so on no and the total sold ok until there we already know the structure we already know how a pivot table is organized ok I don't think it will be very difficult not if we look at it from this point of view you can download it in the description option of this same video ok after that after already knowing how we can organize our information as we are observing here comes the topic of the configurations ok the topic of the configurations of certain things for example if we right click it we give it in grouping we can group here you can observe for months, hours, days, years and all that well and that is why we are going to start with point number 4 which would be the configuration of fields in pivot tables as we already know here we have the pivot table that we are using from the first exercise and we can configure the appearance ok we can put different values according to what we want shockey for example if we wanted to change or configure the field value or the field of values that stoner all this area that I am showing we would simply do a right click and here it says value field configuration or a click there and this little window will appear where we are going to configure everything if we wanted, for example, to configure the date part that would be this, the row area that would be here, simply right click and we will configure the field configuration, so on, columns, and so on, also with the filters ok let's go for this example let 's configure for example this sun let's go with the simplest format as you can see here I have a number format the fastest would be or suddenly the easiest the most intuitive instituted sorry would be to select this and go to the tab start and here give it in general and look for the currency part that would be this but nevertheless if we make some changes here that can be removed or it can vary not so that it does not happen right click value field configuration ok here we have this option I want you to observe number format we click on number format and this window appears many will already know it no cell format we go to m oneda and here we obviously select our currency of our country we do not simply accept and accept and notice that I already have the entire value field here and they format currency the same thing we can do if we go here to the value field one click and there they are or configuration field of values and the same step would be but there it would be with left click click field configuration and there we have everything is ok after that we can also change it could be said the value that they have this in this case it would be sales does not stand out as sum of amount again right click and value field configuration I think you will notice that here we only have two options or two tabs summarize values by and show values as it says ok if we are going to summarize values here it is also the personalized name I want you to observe it here it is that you can also change it no if you do not like that name we are going to put good sales products it is we accept and it has already changed us here n or notice that here it says product sales ok this is so that as a reference you could say no again one click field configuration ok we already have it there we go with the first data here it says let's see I'm going to topics here summarize values x realize that the sum adds all the sales in this case for example of printers both vertically and horizontally or by column or by row not as we are observing that is the sum option exists however the option counts these two are the most common or that the accounts, for example , we accept the account, note that one disappears, there is no one, in this case, it is already in currency format , we can change it, you know how to change this, 1 this 1, sorry, this practically tells you the number of sales, not in this case, it was sold in March a printer to this one in opening a printer in June a printer for example the laptop laptop and 7 for example in May two printers were sold not the mouse caste also 2 and we obey the keyboard we have 3 no and in the end obv Obviously they already tell us this, we can also ignore applying conditional formatting for those who don't know or for those who know how to use conditional formatting as if it were a simple table, no obviously we are going to continue with this right click we give it in field value configuration that there are we can also try with the rest we can also see for example here the average maximum minimum products and a series of values that personally I have not used, no but we can get from maximum minimums and everything is just by reading it we can go to this knowledge of what is it about well and now I am going to leave in sum now yes if we go to the right show values as I think you can see that here is this option ok this small option for example the one of the general total the percentage that is this sale we are going to put it first in short, so that you understand ok there it is and even as before right click field configuration and we go here we are going to show values like ok we are going to give it for example the po Percentage of the general total, ok, these 200 soles, for example, how much does it mean as a percentage of everything, let's click here, click accept, and there are, for example, 200 soles of 0.30 and 173 percent of all the sales that have been made, we can continue configuring if we give it field configuration show values such as not the percentage only for example of printers I want to know for example in March what percentage has been sold for the whole year we do not accept it and there it is for example in March it was sold 40 percent of the entire year of printers not in April 20 percent and so on right click value field configuration we can also click here and put for example the total number of rows in this case it would already be for months no longer it would be for the product we are not going to accept and now if for example printers and it counts as 4.26 percent of all sales there we can realize and not laptops it was sold for example in the month of March 21.28 percent of all sales for the month of March and so on we have this more options that you guys can go I'm suddenly discovering these are not the most common ones that I've used there it is from the total of main ends in total of main columns and this one series of data that you can try yourselves, I particularly only used the first three ok well until then we have the most classic configurations that could be said of the dynamic tables and after that we can also organize if in case they have the date field as a row no as it is in this case, for example, we right-click here where it says group ok we click on group and this little window pops up I want you to observe starting at it says here and ending at that normally this yacht comes by default it organizes it for you from the first date until the last date of in this case of sales is not there I would like to organize for example by years just click on add they accepted you and note that in 2017 I had all these sales in 2018 they had all these sales and in 2019 I had all these sales of obviously these products I did not right-click to group together I would like, for example, this one to organize me in years and apart in months we don't accept it and notice that it opens to me in no different way, for example 2017 corresponds to all this because I am going to change its color so that you understand it better 2018 all these products and in this way we can understand in one way In the best way, how our data is organized, we could say no to this, we can already observe it in 2017 in the month of March, April and May, there are all the sales, all the totals by month and for the year 2000, in this case 2017, not 2018, we also have all these sales that are here are what we can observe and in 2019 this already depends on how the group eno right click to group and you yourselves are here you cannot group by quarters hours days minutes and seconds ok later of that if you are uncomfortable with any of this data you can go to the design ok here it is you can see here it says subtotals not to show subtotals for example I am going to remove it and not show for example not to show your total is to show the subtotals at the bottom or show the totals at the top in this case you don't see that much but in other tables if it shows you the subtotals we can deactivate the rows and columns let's see let's deactivate it there it is that I deactivate activate rows and columns I don't notice much difference there está acá sino activar solo para la fila dicen que activar solo para la columna y en total generales no esto más que todo es para los vistos o gay acá en diseño para las vistas pueden ir probando uno por uno y ustedes míos se van a dar cuenta bien esto vendría a ser prácticamente todo el tema de configuración ok el tema de configuración de campo como se han dado cuenta no es nada difícil no simplemente clic derecho configuración de acá si quieren ser más prec isos se van acá si quieren configurar filtros un clic le damos en configurar campo configurar columnas un clic configura campo valores un clic configurar campo de valor y así sucesivamente bien bien ahora sí vamos con gráficos dinámicos y segmentación ok esto ya viene de por sí solo ya esto es es muy sencillo en realidad también no simplemente hacemos un clic por ejemplo en cualquier lado de nuestra tabla dinámica a la parte superior acá dice insertar y vamos a buscar gráficos ok pestaña insertar y gráficos podemos poner cualquiera de estos gráficos ustedes ya vean cuáles parece mejor con cuál se representa y una manera de una mejor manera por ejemplo utilizar el primero un clic y lo dejamos por acá lo interesante de estos gráficos en tales dinámicas es que con el filtro tú puedes cambiar absolutamente todo fíjense que la tabla dinámica y el gráfico y ya también automáticamente se vuelve dinámico no ojo esto es de acuerdo y ya vienen de acuerdo a la organización de tu tabla dinámica po r ejemplo si cambiamos el dato vamos a poner el perdón la agrupación clic derecho agrupar y le vamos a poner por mes es normal o por años ok aceptamos y eso también cambia de manera automática lo mismo con filtro le voy a poner todas y esto ya va cambiando no por ejemplo si quisiéramos agregar otro filtro o sea con dos criterios los reportes en tales dinámicas vamos a agarrar la tienda y lo vamos a poner encima del vendedor ok acá en filtros por ejemplo yo quiero seleccionar tienda acepto y ya tengo tienda y de todos los vendedores no tal y como está observando si yo por ejemplo solo quisiera el vendedor carlos vázquez aceptó y esto también me cambia no se dan cuenta las tablas los gráficos que también se vuelven dinámicos por ejemplo tienda ve ahí está estos de carlos y de esta manera podemos este analizar cómo han ido este las ventas en los diferentes productos no pero ya con gráficos ojo esto solamente es un ejemplo no acá no hay datos por ejemplo es si le damos en todas aceptamos a ésta si le damos acá y le damos en todas también en vendedor aceptamos y esto ya cambia si cambiamos la estructura también de nuestra tabla dinámica obviamente que eso también va a cambiar aparte de eso si le damos un clic en el gráfico en este pequeño gráfico un clic en el más y podemos agregar algunos datos no tal y como estamos observando eso ya dependerá de ustedes estos son los elementos gráficos también tenemos diferentes diseños haga un clic acá y acá nos ofrece una serie de ejemplos para nosotros poder utilizar los diseños para nuestra barra fotográfico dinámico no acá en formato en diseño ahí está a un clic en mi gráfico me voy a la pestaña diseño y acá también me ofrece una serie de datos y esto ya prácticamente es dinámico no todos los datos todos los gráficos que se muestran ya son dinámicos lo mismo pasa lo voy a poner por acá por un cantito a esto para que no me store lo mismo pasa con la segmentación no si nosotros le damos un clic acá nos vamos a analizar y le damos a carlos le dice insertar segmentación hacemos un clic y estos son los datos que queremos segmentar por ejemplo yo poner vendedor tienda y producto acepto y me salen ex pequeñas ventanas de esta manera podemos filtrar muy rápido pueden buscarlos vázquez a ésta jose al mandar esa esta y así sucesivamente no todo cambia pero de una manera más rápida se podría decir de fíjense también acá en el gráfico que también cambia lo voy a subir un poco que creo que está muy grande bien ahí está juan carlos y así sucesivamente con la segmentación tienes un cambio muy rápido no por ejemplo quiero saber sólo impresoras voy a eliminar acá sólo quiero saber las ventas de impresora en todo el tiempo no un clic acá y ahí tenemos los eventos no por ejemplo 2017 300 2018 200 y así sucesivamente nosotros podemos este generar este tipo de de segmentación perdón no si hacemos un clic acá donde dice selección múltiple podemos hacemos un clic y seleccionar varios productos no está solo los productos que estás int eresado conocer se dan cuenta lo fácil y rápido que es esto si tenemos una fecha voy a eliminar todo esto a ver creo que sí ahí está si tenemos una fecha como es en este caso podemos insertar también en la escala de tiempo hacemos un clic ahí y le damos en fecha ojos si hay fecha aceptamos y le sale este pequeño este esta escala de tiempo se podría decir no podemos seleccionar por ejemplo de acuerdo al año quiero que observen ahí está 2017 enero no 6 ninguna venta febrero marzo abril ahí está en marzo tenemos hasta tres ventas y así sucesivamente por ejemplo quiero 2018 un clic acá y vemos de acuerdo a la fecha no podemos seleccionar rangos también si arrastramos fíjense alcaldesa parece exactamente la selección de agosto 2018 y todo esto obviamente que cambia no vamos a buscar a ver un dato que tenga valor ahí está en 2019 septiembre 2019 ahí está su gráfico no le dan en octubre no hay nada sólo en septiembre este es la escala básicamente de línea de tiempo no de segmentación acá tene mos algunas opciones también si quieren cambiar este el modelo se dan cuenta el color y ustedes ya dependerá no como eliminamos vamos a eliminar esto con suprimir suprimir suprimir y suprimir ok a esta le vamos a dar en todas aceptamos le damos en todas y aceptamos acá creo que hay un filtro de escala el tiempo no solamente esté en el año en 2018 2019 eso nos podemos dar cuenta acá se dan cuenta que el filtro ha cambiado dice filtros de fecha hacemos un clic ahí y le vamos a dar borrar filtro de fecha pero en su momento y ahí están pero ya la agrupación está por año no vamos a cambiar eso gay lo vamos a poner por meses clic derecho agrupar y le vamos a poner en meses nuevamente seleccionamos años y aceptamos ok ahí lo tenemos nuevamente no gasta nuestro gráfico le vamos a poner o el negro aparte más resalte o kate y eso vendría a ser todo lo que vendría a ser la segmentación y los gráficos dinámicos va bien ahora lo que vamos a hacer es que vamos a tocar el sexto punto que es cómo pode mos actualizar de manera automática una tabla dinámica en excel ok tiene que saber una de las debilidades también de las tablas de dinámicas en excel no por ejemplo yo acá tengo un dato vamos a cambiar un dato para que ustedes vean ese es el mes de marzo no acá lo tengo en la fila 6 y tengo una impresora 200 soles voy a señalar esto de color amarillo es el mes de marzo que es exactamente el mes de marzo se estrenó e impresora acá está este es el mes de marzo qué pasa si yo a este por ejemplo a este importe vamos a suponer que lo quiero cambiar 500 no me confundidos le pongo enter 500 y regreso acá a la hoja 1 y esto no ha cambiado quiero que lo observen no ha cambiado nosotros tenemos que venir a analizar tenemos que venir a actualizar y darle acá donde dice actualizar todo y recién ahí recién ahí fíjense que ya me cambio no se dan cuenta que recién ahí me cambió y para evitar este problema de venir a actualizar y actualizar todo nosotros podemos crear una macro que haga todo eso ok y así mismo también tenemos otro problema que es por eso que yo en un inicio les enseñé a crear tablas y tablas dinámicas por ejemplo no si yo acá creó un nuevo registro vamos a suponer que el mismo mes ok 20/09/2010 y 9 vamos a suponer que sea el mismo que el mismo vendedor el tienda también la misma tienda ok pero en este caso que haya vendido un productor al apto y siglo gay y al mismo precio bien vamos suponer que yo estoy agregando este nuevo registro quiero que lo observé es tener registro y si yo voy acá y me voy a analizar actualizar y actualizar todo pese a que yo tenga este registro vamos a seleccionar por ejemplo sólo de jose al manar es vamos a poner a cada vendedor jose al manar es quiero que observen que este producto nunca va a aparecer ok vamos a poner un producto por ejemplo debería aparecer ahí no vas a poner por ejemplo producto prueba aunque vamos a irak a analizar actualizar y actualizar todo este producto nunca va a aparecer porque porque esta tabla dinámica tiene u n rango ok tiene un rango y el rango es desde acá hasta el último dato no es por eso que nosotros creamos las tablas estas tablas que también son tablas dinámicas en realidad vamos a solucionar esos dos problemas vamos con el primero con este cambio ok lo vamos a volver a 200 o lo dejamos en 500 sé que le vamos a dejar en 500 te voy a dar acá todas y aceptamos que lo dejamos en 500 lo primero que vamos a hacer para solucionar este problema de actualización de manera automática y evitarnos el tema de estar yendo a la pestaña analizar y actualizar todo que todo se actualiza automáticamente es haciendo lo siguiente a esto le vamos a guardar como una macro nos vamos a cada pestaña archivo acá un clic le damos en guardar como examinar y acá dice tipo o que acá dice tipo ahí está a un clic acá y le doy en libro de excel habilitado para macros a esta le doy libro de excel habilitado para macros le pongo el nombre que yo quiero ver 2 le voy a poner y la extensión es la siguiente esta extensión tiene que darse cuenta que este punto x ls m no con eso ya sabemos que está habilitado para macros le damos en guardar y con eso ya podemos generar una pequeña macro ok no necesitan programa no necesitan saber nada yo por acá tengo un pequeño teclado y vamos a apretar la siguiente combinación de tecla o que la combinación de teclas siguiente voy a acercar un poquito esto vamos a apretar la tecla alt de nuestra escala de nuestro teclado perdón ahí está esta tecla y sin soltar esta tecla vamos a presionar la tecla f11 ok la tecla f 11 alt f 11 y vamos a ver qué ventana me arroja al f 11 y me arroja esta ventana esta ventana que ven es el programador de mi sol beige para generar macros vamos a ubicarnos exactamente en la hoja donde estamos es se llama hoja 1 y acá la izquierda también tengo el nombre que está entre paréntesis hoja 1 ok a ese le vamos a dar dos veces clic les va a aparecer esta pequeña ventana en blanco y acá en general vamos a hacer un clic donde dice works it acá en est e combo box works it ya la derecha vamos a elegir la opción active o que éste de acá que tenemos acá vamos a eliminar el de acá simplemente le siendo entender este no voy a acercar el primer workshop active ok y cerramos con en shop aquí vamos a poner una pequeña línea de código no más que vamos a poner active activen suscribe active es sheet cual aloja este activa punto y vamos a poner el firewall pívot tablets o que de esta manera llamamos a la tabla como se llama la tabla en este caso nos estamos olvidando el nombre de la tabla de nuestra de nuestra hoja dinámica no vamos a eliminar esto nuevamente un momento y acá vamos a poner el nombre de bueno de esta tabla donde ponemos el nombre de esa tabla hacemos un clic acá donde sea en la tabla dinámica nos vamos a analizar y acá dice nombre de tabla dinámica pueden poner el nombre que quieran ok el nombre que ustedes les parezca yo voy a poner reportes está un clic donde sea y nos aseguramos que esté ahí sí ahí está reportes no ahora sí vamos a apretar nuevamente la comisión al f 11 al f 11 y acá está el código que estamos escribiendo ok acá dentro del paréntesis vamos a poner unas comillas y vamos a poner reportes tal y como lo hemos puesto en seguimos pues en mayúscula la primera ere le ponemos así ok cerramos este reporte y nuevamente vamos a presionar o vamos a escribir el código facebook pivot cachet ok punto refresh cada vez que vea un cambio entonces que éste refresque ok ahí está el código simplemente copien lo no necesitan saber programar porque no es la intención de este curso que con este código que estamos observando acá vamos a actualizar de manera automática nuestra tabla dinámica ok nos vamos a hoja 1 nos aseguramos acá a la derecha el hoja 1 es donde está nuestra tabla dinámica ojo no se olviden a el loja 1 si estuviera en otro lado buscan en la otra hoja en este caso es hoja 1a y sano hacer tabla dinámica y acá están off a 1 y acá no se olviden de seleccionar worksite a la derecha así weitz ok es un e vento activate actívate no cuando la hoja está activa bien y copiamos el siguiente código estos reportes es el nombre básicamente de el nombre de la tabla dinámica hemos creado voy a copiar este código lo voy a pegar un bloc de notas ok ahí está lo pegamos ahí y lo cierra bien vamos a probar esto si es que verdaderamente funciona vamos a poner por ejemplo acá mil 123 enter nos vamos acá depurar hay un error acá vamos a ver cuál ha sido el error al que acá nos ha faltado un hace acá es active aunque hay activos y está ver todo está bien firewall seybold reportes para el caché punto reflexión también creo que está bien guardamos acá si es que no sale el error se acaba guardamos cerramos esto aceptamos y vamos a ver si esto funciona vamos a darle a 1500 aplicamos enter un clic acá y ya nos cambió ok se dan cuenta y ya nos acaba de cambiar vamos a poner por ejemplo acá tres mil 123 enter nos vamos acá y ya tenemos ahí el 3000 no así de simple y sencillo vamos a ver por ejemplo si cambiamos podemos impresoras 100 entero nos vamos a acá y ya nos habilitó acá se dan cuenta la impresora 100 a ésta lo podemos observar ahí está no vamos a poner por ejemplo el laptop y 9 por ejemplo que no hay enter nos vamos acá y ya tenemos ahí el nuevo producto del laptop y 9 no de esa manera nosotros podemos actualizar los datos de manera automática pero qué pasa si nosotros agregamos por ejemplo en este caso una fila más yo lo voy a copiar lo voy a pegar acá esas dos filas por ejemplo esto que se atiende hace y esto que sea 5000 puntos 3 enter aunque producto de prueba acá nos debería aparecer no saber qué ha pasado con el dato damos un clic acá y bueno ya cambiamos creo que las impresoras y impresoras y es por eso que me parece que bien estas dos filas que vemos acá lo voy a seleccionar nos deberían aparecer ya no es del año s 2019 vamos a seleccionar por año clic derecho agrupar y vamos a poner acá por años ok aceptamos y vamos a ver si está este producto no es producto es producto prue ba como pueden observar no lo vemos no porque no lo vemos porque esta base de datos no es una tabla dinámica ok o no es una tabla a eso me refería al inicio de este curso cuando nosotros creamos acá ese que dice tabla ya lo podemos este organizar de manera automática la información no la tabla dinámica ya te reporta de manera automática el rango que nosotros le asignamos a esto como solucionamos eso de la siguiente manera voy a eliminar es esta tabla dinámica lo eliminamos eliminar y vamos a crear nuevamente esto que pero ahora sí voy a eliminar los datos también eliminar seleccionamos todo esto y lo vamos a crear acá en la pestaña insertar vamos a ir a tabla un clic y vamos a crear la tablita ok ahora si volvemos al inicio no aceptamos quiero que observen que ahora esto ya es una tabla dinámica ok esto ya es una tabla cuyos datos se van a actualizar de manera automática podemos poner un nombre a cada paso de productos acá en la pestaña diseño y ahora si esto acá diseño producto sobre productos entonces con eso ahora sí si creamos por ejemplo una tabla dinámica ahora a esta tabla porque ya es una tabla le acabamos de declarar acá vamos a seleccionar hacemos el mismo procedimiento seleccionamos todo nos vamos a insertar tabla dinámica y nueva hoja no aceptamos ahí está volvemos al inicio ponemos fecha en filas a ésta ponemos por ejemplo vamos a sacar trimestre y años ok sacamos esos dos vamos a poner los productos a pagar la tienda aquí y el importe como estaba hace un momento no ahí está me sale en la cuenta clic derecho configuración de campo suma le vamos a dar bien a esta volvemos a la misma tabla que hace un inicio comenzamos no tal y como estamos observando nuevamente vamos a apretar la combina al f 11 al f 11 y no acá hasta ahora no ahora es los 5 el nombre es muy diferente a la palabra que tenga hoja una casta hoja 12 veces clic nos vamos a acá worksite selección y así beige ok ahora sí vamos a poner acá todo es ya este código que el código que hace rato ya h abíamos generado lo seleccionamos lo copiamos y lo pegamos acá aunque lo guardamos y eso sería todo vamos a ver si eso es real por ejemplo impresora el producto que agregamos ok impresora siempre emplea decir que agregamos últimamente no está no se olviden no no no no se olviden de poner el nombre a la la tabla no abarata la dinámica vamos a poner acá por ejemplo reportes no este es el nombre que le pusimos recuerda ahí está este nombre tenemos que ponerlo ahí ya ok reportes y acá está reportes también no vamos a ver si trabaja bien acá es lo cambiamos los poner 6 mil 123 enter nos vamos acá y actualizó vamos a actualizar por ejemplo vi a un vendedor ok acá vamos a copiar al mismo vendedor copiamos y pegamos dos veces vamos a seleccionar todo esto color amarillo y vamos a poner por ejemplo marca de 200 y acá 303 mil para el ejemplo no y acá vamos a poner por ejemplo jose abonar es el chaco no y esos dos valores se deberían actualizar aunque es el año 2019 nos vamos acá un clic perdón e ra en vendedor no tendríamos jalar vendedor acá a filtros y ahí lo tenemos vendedor y ya nos actualizó quiero que se den cuenta jose al mandar es chacón acaba de ser actualizado de manera automática mediante las tablas dinámicas estos dos datos que no pertenecían a rango pero ahora es una tabla y ya no tiene un rango no sino que todo esto tiene un nombre y cada vez que insertamos nuevos datos como es una tabla declarada una tabla esto se va a ir actualizando de manera automática y va a trabajar en coordinación con las tablas dinámicas de excel no luego de eso tenemos el punto número 7 que vendrían a ser los cálculos personalizados en tablas dinámicas excel ok para la cual nosotros vamos a utilizar otra hoja de cálculo excel ok que observen la estructura de esta hoja de cálculo la que tengo acá son simplemente esta luz sencillo que no acá tenemos la fecha el producto pero para aplicar los cálculos personalizados tenemos las ventas por ejemplo del año 2018 y acá sus metas por ejemplo si yo quisiera saber qué que que vendedores o qué productos han llegado a la venta del año no muy sencillo vamos a seleccionar toda la tabla nuevamente como quien practicamos las tablas dinámicas nos vamos a la pestaña insertar nos vamos a tabla dinámica y simplemente aceptar ya sabemos no yo por acá por ejemplo en filas voy a poner los productos y acá en valor quiero saber las ventas y quiero saber las metas quiero saber qué productos han llegado a las metas no de ventas del año en este caso del año a ver este es otro hoja o eliminarlo si del año 2000 en este caso 2018 bien vamos a hacer lo siguiente vamos a hacer un clic en cualquier parte desde acá en cualquier parte de nuestra tabla dinámica y vamos a ir a esta pestaña que dice analizar ok nos vamos a analizar y acá a la derecha hay una opción que dice campo de elementos y conjuntos simplemente un clic y acá dice campo calculados le damos un clic en campo calculado y vamos a hacer lo siguiente acá nosotros vamos a crear un nuevo campo le vamos a poner por ejemplo en este caso es ventas ver sus metas para saber qué productos han llegado a sus metas simplemente acá en fórmula es donde nosotros vamos a aplicar la fórmula ok vamos a borrar este cero vamos a seleccionar en este caso las ventas en cada dos veces clic menos las metas dos veces clic le damos en aceptar voy a eliminar esto le damos en aceptar y acá está quiero que observen que aquí se me acaba de crear mi nueva este columna no y fíjense que acá están todos los productos por ejemplo los productos que han llegado a sus metas todo lo que son positivos vamos a acercar un poco para ver lo mejor todo lo que son positivos han llegado sus ventas no se tiene más de 1500 míguens olesker a la meta a ese le faltó 153 mil en ventas 100 soles 139 mil y este paso este de los siete mil 900 soles de la meta no también nosotros podemos por ejemplo aplicar este como una condición no vamos a suponer que todos los son negativos yo lo voy a seleccionar de color rojo todos esos n egativos para el siguiente año se mantengan pero en el tema de las metas ok todos los que son negativos no quiero que sea quiero que cumplan sus metas el siguiente año pero los que son positivos se multiplique las metas por por una cantidad no por ejemplo por el 5% más para el 10% más cómo podemos hacer eso no si me entienden peor se van a dar cuenta nuevamente nos vamos un clic en cualquier parte de la tabla nos vamos a analizar nos vamos campos y campo calculado nosotros acá vamos a poner metas 2019 yo veo metas 2017 no no sé porque él ha tomado así pero ese campo también se puede cambiar ojo también podemos cambiar vamos a poner las nuevas metas vamos a poner nuevas metas ok para que ustedes lo pueden entender nuevas metas 2019 lo que vamos a hacer acá es utilizar una función si voy a abrir un blog les voy a explicar cómo funciona la función si en excel ok la función si se escribe igual voy a agrandar un poco más esto para que lo puedan observar bien aunque yo voy a poner 80 enter l a función si lo escribimos así tal y como lo ven ya que abrimos paréntesis ok acá viene el tema lógico no en este caso es para postre el tema lógico vamos a preguntar si por ejemplo en este caso suma ventas es positivo no acá preguntamos si es positivo si es positivo entonces que haga algo y si es negativo que haga otra cosa eso es lo que básicamente vamos a hacer acá ok no si me entienden pero es la función vamos a ver también podemos escribir acá ok por ejemplo igual función si no ahí está la prueba lógica si este dato es positivo entonces va a aplicar un valor de verdad y si es negativo éste va a aplicar el valor falso vamos a ponerle en prueba ok no hacemos clic en cualquier parte de la celda analizar campos elementos y campo calcular bien vamos a poner acá por ejemplo en este caso que el nombre ponemos nuevas metas nuevas metas 2019 voy a acercar un poco esto para que lo vean mejor ahí están nuevas metas 2019 acá ponemos la función si ya sabemos cerramos paréntesis cerramos para a brimos paréntesis y vamos a seleccionar ventas ver sus ventas 2017 ok dos veces clic ahí está esto es el valor que acaban sacando suma de ventas versus mentas perdón era ventas ver su metas este que estamos observando el último ventas ver sus métodos este es el que acabamos de crear no ahí está el de color este medio anaranjado medio melón no dos veces clic hacemos dos veces clic y hace me subió acá pueden observarlo ya esto le vamos a poner si es menor a cero ok con con el signo signo menor igual a cero ahí está ya lo estamos observando si es menor a cero entonces vamos a decir o sea si es negativo que las metas se sigan manteniendo tal y como las metas 2017 se nos dos veces clic y punto y coma si es falso o sea si ha superado la meta entonces ya tenemos este una nueva meta no vamos a seleccionar las ventas del 2017 o los los ventas 2017 y lo vamos a multiplicar en este caso por no sé 1.05 que vendrías el 5 más el 5 por ciento más o cualquier otro tal por 1.5 por ejemplo lo que ven es el 50 por ciento más y simplemente a ver vamos a estar estructurado a este cerramos paréntesis ok esta es la estructura lo que estamos haciendo acá es preguntar si ventas o sea las ventas que acabamos sacar es menor a 0 o sea los negativos si no han superado entonces que se siga manteniendo las ventas del año pasado no porque no lo han superado si las ventas es mayor que es en este caso se ha superado la meta entonces hay una nueva mente no x 1.5 aceptamos 10 sería todo fíjense que acá tenemos las nuevas este los nuevos métodos no a vender en este caso fíjense que teníamos la suma de metas que era 14 14 14 mil voy a poner el formato moneda o que ésta que me confunde esto lo voy a poner en configuración formato y vamos a ir a moneda creo que observen antes anteriormente las las ventas eran en este caso las metas del 2017 eran 14000 y se sigue más bien 14.000 porque porque no se llegó a la meta no ahí está le faltó mil lo mismo acá se mantiene estos dos datos se mantienen quiero que obs erven no sé si me están entendiendo pero estos datos se mantienen simple y sencillamente porque no hemos llegado a las metas en cambio los otros datos quiero que observen que ella sube las las metas no acá están las ventas y x 1.5 ya tenemos nuevas metas y creo que sí me han entendido si es que no me interesa parte pueden preguntarme ok y luego de eso como último punto nosotros tenemos el tema de los reportes múltiples con tablas dinámicas cómo vamos a hacer eso vamos acá a la hoja que anteriormente habíamos tenido acá lo tenemos a ver si yo voy a poner voy a ordenar nuevamente productos y por acá podemos poner en este caso vamos a poner productos acá y vendedor acá ok quiero que lo observen ahí está vendedor y sus productos nosotros podemos filtrar quiero que observen podemos generar múltiples reportes a todo lo que ponemos por ejemplo a candón en filtros quiero que entiendan eso vamos a ver voy a poner de color voy a cambiar por ejemplo de color de etiqueta acá los ojos para que se d en cuenta de algo que voy a poner amarillo a todo logo poner amarillo para acceden cuenta de algo está clic derecho o color la etiqueta amarilla simplemente para que se encuentra dead quiero que observen que todas las etiquetas está de color amarillo no qué pasa si nosotros por ejemplo queremos generar múltiples reportes pero de cada tienda ok acá esta tienda a tienda ve por ejemplo a esta tienda ve ahí está no pero yo quiero generar reportes de por tienda entiendes y quiero imprimir por ejemplo una tienda quiero saber su reporte otra tienda pero individualmente simplemente el reporte que nosotros queremos sacar tiene que estar en filtros hacemos un clic en cualquier parte de la tabla dinámica nos vamos a analizar nos vamos a acá donde dice opciones y nos vamos a mostrar páginas de filtro de informes hacemos un clic ahí y fíjense acá abajo acá acá acá donde están las las hojas mostrar páginas de filtro de informes hacemos un clic aceptamos y nos crea automáticamente acá ya podemos obse rvar a different tienda ahí están sus reportes tienda ver sus reportes tiendas sus reportes y tiendas de todos sus reportes vamos a cambiar por ejemplo quiero saber por por vendedor no vamos a poner acá tienden a bajar y ahora sí por vendedor nuevamente analizar opciones nos vamos acá a opciones un clic y le damos de mostrar páginas de filtro hacemos un clic vendedor aceptamos y ya tenemos todos los nombres de los vendedores por ejemplo carlos vázquez josé al andar es jose y así sucesivamente que hay más ojos ok quiero que lo observen lo fácil lo rápido que es hacer esto este tipo de reportes con una opción no más no un clic opciones y acá está la opción página de filtros de informes como pueden observar no es nada difícil lo único en un criterio acá es que los las hojas se crean de acuerdo al filtro no actual de acuerdo al campo que esté en filtro de amigos esto ha sido todo si tienen alguna pregunta si algo de repente no los he explicado bien si no me han entendido pueden comentarlo en este mismo vídeo que comenten lo ahí y ahí estaremos respondiendo conmigo será hasta acá y nos vemos hasta la próxima no se olviden de suscribirse no se olviden de darle like a este vídeo y si pueden compartir lo que hay buenas noches nos vemos ii
